什么是企业会议?

大多数人,当听到这个短语“企业会议”想象一下高层管理人员在异国他乡的豪华房间里的情景。与会者从全球各地飞来,讨论重要的战略问题,或许是具有突破性潜力的企业战略。

公司会议

公司会议的定义?

虽然肯定会有这样的会议,但大多数公司会议都是很普通的事情。

公司会议的实际定义大概是这样的:

“公司会议是业务同事之间进行的面向业务的会议,目的是评估和计划当前和未来的业务活动。”

业务同事可以来自与会议主题相关的相同组织或利益相关者组。

根据P.K.高希的说法,“任何两个或两个以上的人为共同关心的合法事务进行的聚会、集会或聚集在一起被称为会议。”

根据K. Kishore的说法,“至少达到法定人数的成员通过事先通知或为共同利益的交易业务达成共同协议而达成一致或聚集在一起就是会议。”

不管它是什么类型,它都会需要有条理

如何召开企业会议?

我们都非常熟悉那些似乎毫无意义、漫无目的地走向一个不确定结论的会议。那类型的会议通常是由于会议组织者对会议的目标不清楚,导致与与会者的沟通不充分,组织者准备不充分。

适当的计划可以使会议变得有价值,有一个已知的格式,已知的议程,并以一个行动计划结束,采取行动的时间和谁,最重要的是,下次会议的日期。

可以肯定的是,技术让组织变得轻松了,尤其是在通信方面,但随之而来的是一系列的复杂问题。例如,可以使用视频会议,而不是将所有与会者带到一个地点,但地点需要支持它。

在你开始计划之前,确认会议是必要的,以及它的预算,或者你是否可以通过其他方式实现会议目标。如果没有可用的预算,可以为你做这个决定。

策划一场有效会议的过程包括以下步骤:

1.议程(计划);

2.预算;

3.支持文档的创建、整理和分发;

管理的概述

4.出席者名单

5.住宿-会议本身和必要时的与会者;

6.餐饮;

7.技术支持

其中,最重要的是确定议程。在这一点达成一致之前,很难界定与会者是谁。与会者的数量和基地位置将决定会议在哪里举行,从而决定会议本身的安排。

第一步

规划和商定议程是计划公司会议至关重要的第一步。只有这样,您才能开始准备潜在与会者的列表,从而看到会议本身的潜在规模、持续时间和物理安排?它还允许您计算批准的预算。

1.计划会议(议程)

许多会议都有固定的议程。例如,在许多司法管辖区,公司股东大会的议程是由法律规定的。一个常规的业务或项目会议可能没有结构化的形式,但所有的可能都是这种形式:设置一个可实现的议程对一个成功的会议大有帮助。

  1. 欢迎和介绍
  2. 回顾上次会议的记录
  3. 上次会议有什么问题吗
  4. 今天的会议议程:
    1. 项目一个
    2. 两个项
    3. 等等……
  5. 任何其他业务
  6. 结论
  7. 确定下次会议的日期
  8. 告别

每个项目都有一个开始时间和预期的时间,并根据需要提供茶点休息。通常是上午和下午休息一次,中间休息一下,吃能量午餐。

根据公司会议的类型,决定你是需要一个正式的详细议程还是要讨论的主题的大致大纲。

这个看似简单的任务,加上最终确定与会者名单,可能会成为一件复杂的事情。开始时间和结束时间本身就是一个挑战。在某些情况下,它们是由关键与会者在特定时间离开会议的需求驱动的,也许是为了满足运输截止日期。

如果你们不是会议的东道主,那么你们需要密切合作,以最终确定议程。

2.预算

任何会议都会有相关费用,这意味着必须批准和分配预算。一个小型会议可能只需要一个咖啡和饼干的部门预算。一个大型的正式会议可能需要租用场地、设备、餐饮、住宿,也许还需要在停工期间进行一些活动。

支持会议所需的其他服务取决于会议的长度。对于一个一天的会议,这可能是组织上午、午餐和下午休息的餐饮。对于来访的与会者,可能还存在获取和删除需求。

规划的特点、重要性和局限性

在开始规划之前,有一个适当的预算是至关重要的。

3.支持文档

与会者至少需要一份议程的副本,列出会议将在哪里举行,会议的日期和时间,以及拟议的议程本身。

许多会议将需要提供文件来支持议程上的各个项目。在过去,每个与会者都要准备一份会议包,打印并核对,然后通过快递发送。这本身就是一项耗时且乏味的任务。

现在,电子邮件附件和邮件列表可以从过程中减少很多体力劳动,并节省大量时间和成本

主办单位需确认所提供的会议包内容。

一个日益增长的趋势是,与会者使用智能设备和笔记本电脑浏览材料的在线副本,而不是打印副本。

当使用互联网或电子邮件分发会议材料时,要记住的一件事是,如果没有互联网或与会者无法收集电子邮件,该怎么办。谨慎的做法是在上交的材料中保留几份纸质副本。

别忘了在会议桌上放上纸、铅笔和一瓶水。

4.出席者名单

记住,编纂与会者名单可能是一项政治冒险任务,因为会议组织者和一些潜在的与会者可能对谁应该和谁不应该参加会议有非常明确的想法。

准备一份详细的联系方式,包括工作和个人电子邮件地址,工作和家庭的固定电话和手机号码,WhatsApp的联系方式,可以免费拨打远程与会者的电话。

个人联系信息需要提供给前往会场的与会者,以备在途中需要联系他们时使用,他们的业务联系方式不可用。

联系人列表也可以用作议程和任何支持文档的电子邮件列表。

当与会者列表完成并达成一致后,您就可以开始会议的物理组织。

5.住宿(地点)

你是在内部开会还是在外部开会取决于两件事:

  1. 场地需要适当数量的房间所需的大小,形状和类型。

2.该技术已在拟议的场地使用。与会者和演讲者将需要为他们的智能设备和笔记本电脑提供WiFi。经常被忽视的一点是电源。一个会议将需要加长电缆和配线板支撑电源一次连接到多个设备。设备充电器至关重要。

计划的重要性管理的功能

如果会议有国际与会者,请注意他们的电源需求可能不同。

旅行与会者将需要为超过一天的会议提供过夜住宿。更大的公司很可能会与连锁酒店达成协议。采购部将为您安排住宿。在较小的公司,住宿地点可能是由可用的预算决定的。

6.餐饮

餐饮可能是一个雷区。一天的会议需要上午和下午的午餐和咖啡或茶。午餐可以是装盘的,也可以是自助餐,这取决于地点和预算。

如果是正式的晚宴,就需要与宴会地点保持密切联系,就菜单和组织达成一致。

了解文化和宗教需求,比如清真。酒精也是一个问题。在一些国家,将不允许饮酒,而在另一些国家,必须提供替代品。

7.技术

科技对会议产生了巨大的影响。过去,房间里最复杂的技术是幻灯机。今天,会场必须有WiFi,能够支持多台智能设备的接入速度。如果一些远程与会者正在使用会场加入会议,那么会场可能还需要支持视频会议。

在组织方面,帮助规划过程的新应用程序如雨后春笋般涌现。例如,Meeting Play应用程序可以帮助计划者跟踪回复,如果需要的话,还可以帮助他们签到会议。

会议的支持团队应该包括IT人员,以确保所有这些技术都能工作,并为可能出现的任何问题提供支持。

8.其他的考虑

支持会议所需的其他服务取决于会议的会话。对于一个一天的会议,这可能是组织上午的餐饮,午餐和下午的休息。对于来访的与会者,可能还存在获取和删除需求。

对于较长时间的会议,将需要安排住宿和住宿与会议地点之间的交通。对于一些会议,你可能还需要为与会者提供娱乐和短途旅行。

组织一次公司会议可以很简单,也可以很复杂,占用很多人的时间。目前的趋势是将大型会议的组织外包给专家,由专家提供与会者名单、大纲计划和预算来为你组织会议。

对索尼娅Kukreja

我是一个可爱的孩子的母亲,和一个狂热的粉丝技术,计算和管理相关的话题。我拥有印度知名管理学院的工商管理硕士学位。在完成我的研究生毕业后,我想开始一个网站,我可以与其他人分享管理相关的概念。