合规管理系统:概述

遵从性对任何业务都是必不可少的。它确保您的公司始终遵循与您的特定行业相关的所有已建立的指导方针。

随着法规遵循变得越来越复杂,企业正在利用自动化来简化与法规遵循相关的任务。经常使用的自动化工具之一是合规管理系统(CMS)。CMS使企业更容易、更经济地管理遵从性。然而,随着合规不断纳入网络安全,信息安全已成为任何CMS的重要组成部分。

合规管理系统

了解合规管理系统如何工作

CMS本质上是一个集成的系统,可以用于管理法律需求,并在合规方面降低风险。在某些业务中,它合并了一系列策略、流程和过程,这些策略、流程和过程管理与法规遵从性相关的任务。

CMS还可以用于以下任务:

  • 员工培训
  • 操作检查
  • 纠正行动,还有更多

CMS可以防止各种遵从性风险

遵从法规对您的业务非常重要,特别是在金融行业。事实上,不抱怨会给你的业务带来财务风险。

如果发现不符合各种规定,可以处以许多不同的罚款。这些罚款可能是由于内部控制不足或金融机构的数据监控工具不足而导致消费者数据暴露风险。

CMS提供了一个精简和可靠的系统,可以限制您对各种风险的责任。其中一些风险包括:

  • 联邦银行系统风险

联邦银行体系面临四大风险货币监理官(OCC)。这些风险包括:

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合规风险:因客户保护变更而发生的

  • 反洗钱风险

CMS可以防止您不遵守FDIC旨在防止洗钱的规则的风险。联邦存款保险公司最近制定了旨在更好地防止洗钱活动的战略和技术实施指导方针。

因此,管理这些新的法规要求的合规风险是至关重要的。

  • 与消费者信息获取有关的风险

最近,为消费者提供更多获取财务记录的途径的呼声越来越高。然而,人工智能和其他相关技术的使用增加了数据被泄露的风险——主要是因为公司没有充分的控制。

这种风险(以及缺乏控制)可能导致罚款。CFPB强调数据完整性和客户对数据的访问;同时对不遵守规定的行为进行处罚。

设计一个功能性CMS需要什么?

CMS将在您的业务中扮演许多重要的角色。从简化客户数据保护到防止洗钱,金融机构可以依靠功能强大的CMS以多种方式限制风险暴露。

更重要的是,您的CMS应该与您当前的数据保护活动保持一致。它应该关注所有可能在任何给定时间无意中导致客户投诉的嵌入式技术。

在创建功能性CMS时,应该遵循四个关键步骤。

1.从董事会开始

在合规和信息安全方面,它从最高层开始。你的董事会将设定业务的首要目标,之后相关的合规工作将会跟进。

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2.制定合规计划

多年来,金融部门一直遵守公平贷款惯例、抵押贷款服务和其他业务相关任务。然而,由于使用了各种技术,合规现在纳入了网络安全控制。

从软件即服务(SaaS)到其他处理客户数据或通信的系统,您需要一个不会给您带来任何数据隐私风险的程序。

3.处理消费者投诉

下一步是建立一个能够快速可靠地回应消费者投诉的系统。您应该能够做到这一点,同时还可以跟踪和监控您的业务收到的所有投诉。

此外,所有第三方供应商和业务合作伙伴都应该有保护数据完整性、机密性和可用性的系统。

4.定期合规审计

最后,您的CMS需要包含外部审计员的观点。这些审核员将提供一个独立的审查——一个确认您的业务和IT供应商符合所有已建立的法规的审查。

外部审计对于CFSB的监管手册尤为重要。CFSB手册包括GLBA (Graham-Leach-Bliley行为,强调了与IT系统有关的隐私条款)和《电子基金法》。这些指导方针很重要,因为它们包括跨电子渠道的资金转移。

3 CMS的重要组成部分

通过创建CMS所需的四个关键步骤,您还需要在此过程中涉及适当的人员。在CMS创建过程中,内部和外部利益相关者都发挥了重要作用。并且,您应该在CMS创建过程中包含以下三个关键元素。

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1.高层管理

首先,董事会要确定总体业务目标,然后是高级管理层。高级管理团队将评估供应商谁将与您的公司合作向前发展。

作为这个过程的一部分,应该进行供应商风险管理。每个供应商都应该与您的控制保持一致,以便您能够遵守各种法规。

2.招募合规官

合规官是处理合规相关问题的主要资源人员。您应该指定一个人,他将主要监督整个CMS,研究任何相关更新,并提供业务如何处理供应商和其他相关数据的见解。

3.选择一线员工

谈到金融机构的客户数据安全,你的员工站在第一线。从处理数据的信贷员到处理客户关注问题的客户服务代表,您需要一个强大的前线防御,防止任何潜在的数据泄露。

这意味着您应该为这些角色选择受过适当培训的员工,强调强密码的重要性,并将客户信息限制在相关人员。

正确设计CMS对于您的日常操作至关重要。必威可信吗此外,数据安全已成为CMS平台有效、高效的重要组成部分。

为了确保客户信息的安全,同时保持符合所有相关法规,您需要一个GRC系统,在单个工具下简化所有与cms相关的任务。GRC系统也应该遵守,风险管理,并且根据您的业务及其供应商的需要,工作流更容易执行。通过这种方式,您将实时了解您的IT基础设施和数据隐私性能。

对索尼娅Kukreja

我是一个可爱的孩子的母亲,和一个狂热的粉丝技术,计算和管理相关的话题。我拥有印度知名管理学院的工商管理硕士学位。在完成我的研究生毕业后,我想开始一个网站,我可以与其他人分享管理相关的概念。