组织中的沟通类型
沟通是任何组织中非常重要的一部分。它发生在商业实体之间、市场内部、各种员工群体、买方和卖方、服务提供者和客户、销售人员和潜在买家之间,以及组织内部和新闻界之间。
沟通可以是内部的,外部的,向上的,向下的,正式的,非正式的,横向的,互动的,大量的或小道消息.
内部沟通
内部沟通发生在组织或团队内部——内部人员之间、不同员工群体之间以及雇主和员工之间。它可以是口头的或书面的,视觉的或视听的,正式的或非正式的,向上的或向下的。内部沟通的作用是通知、指导、教育、发展、激励、说服、娱乐、指导、控制和警告组织中的人员。
当一封私人信件是在官方地址写的,除了写收信人的名字外,信封上还要注明“私人”或“机密”,以传达通信的性质。知识、技能、目标导向、分享公司关注的问题、审查和监督、绩效评估、咨询和培训都是内部沟通要解决的问题。
外部通信
与内部沟通不同,外部沟通是向外的。它针对的是组织之外的人,比如潜在客户、竞争对手、公众、新闻界、媒体等等。外部交流可以通过不同的方式和渠道进行。
信件、通知、小册子、演示、电话、商务会议、新闻发布、新闻发布会、视听演示、宣传片、产品发布会和广告都是对外交流的例子。重要的是要注意,通过这种交流所针对的外部机构或个人,往往根据这种交流形成一种形象或印象,因此,非常有必要采取足够的注意,使其清晰、易懂和吸引人。
可能会有一些向上和向下的交流。一个典型的例子是绩效预算,这是一个双向过程。这是一种从上到下,从下到上的锻炼
上行沟通
大型组织有不同的层次。银行、金融公司、保险公司、铁路等以人为本的组织通常有3层或4层结构。的沟通过程要做到完整和有效,就必须包含所有这些层次和层次。向上沟通是一种向上的沟通,即从底层到高层。
任何从员工到主管,主管到经理,经理到主管,区域经理到总经理等等的交流,都可以被归类为向上的交流。类似地,从分公司到区域办事处、区域办事处到区域办事处、区域办事处到总部的通信称为向上通信。员工建议、市场报告、业绩报告、对新产品的反馈以及对设施或指示的要求都是在组织环境中向上沟通的例子。
下行沟通
向下的沟通是从上到下,也就是从CEO往下。它通过高级管理人员到初级工作人员,从控制办公室到分支机构,从部门负责人到单位负责人。公司目标、业务优先级、激励信、与工作相关的指示、通讯、CEO/总经理的信件都是向下沟通的典型例子。
可能会有一些向上和向下的交流。一个典型的例子是绩效预算,这是一个双向过程。这是一种从上到下,从下到上的锻炼
正式的沟通
为了确保在持续的基础上进行沟通,组织开发了正式的系统。员工会议、工会管理会议、分公司经理会议、定期销售回顾会议和客户会议都是促进正式沟通的论坛。
正式的交流通常遵循定义良好的层次模式和周期性。备忘录、通告、指示、指导方针、澄清、协议和报告是促进商业组织中正式沟通流动的一些渠道。
非正式沟通
这种类型的交流以一种非结构化的方式在正式论坛之外进行。这种交流有一种自发的成分。非正式的交流在规模较小、组织松散的组织中很有效。它更常用于没有严格层次结构的情况。
虽然正式的沟通结构在大型组织中是必须的,但在组织良好的小型单位中,非正式的沟通结构有助于维持目标导向。非正式交流是通过聊天、交谈、非正式谈话等方式进行的。
横向沟通
横向沟通通常发生在一个组织中,既不是向上也不是向下。它以水平的方式进行,发生在平等和同辈之间。它也可以被描述为对等级通信。
任何从一个部门负责人到另一个部门负责人,从一个部门负责人到另一个部门负责人,从一个小组负责人到另一个部门负责人的口头或书面沟通,都可以被称为横向沟通。在任何这样的横向沟通中,值得注意的一点是,在发送方和接收方的等级或职位方面没有太大的区别。
互动交流
互动交流本质上是一个双向的过程。它通过会议、会议、电话会议、多媒体演示、小组讨论和其他积极的双向交流进行。交流时最适宜的是互动式的消息或
主题将被详细介绍,例如,在实践环节,案例研究讨论和战略制定。当涉及到许多发言者时,可能需要一个主持人,以促进不同发言者的有效沟通。
大众传播
大众传播因其规模而与众不同。本质上,它针对的是一大批人。公共演讲、报纸、杂志、广播、电视、网络等都是大众传播的渠道。大众传播已经发展成为一个专门的研究领域。
这些领域或渠道中的每一个都需要不同的技能。就其本质而言,大众传播针对的是一个庞大的、分布广泛的、不同种类的人群,因此,必须采取特别的努力来维持他们的兴趣并获得预期的反应。
在政府级,也经常有一个单独的大众传播部或部门来处理这一职能领域。与大众传播有关的主要研究分支有公共关系、广告和宣传、新闻和数字媒体。
小道消息
葡萄藤(Grapevine)是在组织和企业中流行的一种非正式沟通。这种交流的来源可能并不清楚。它通过流言蜚语传播。它通过非正式网络传播,通常比正式信息传播得更快。有时,它会比正式的交流更有力量,更容易接受。
这种类型的沟通在一个组织中的普遍存在必须得到承认和接受。一个熟练的沟通者也能从这种交流中获益。控制小道消息并不总是可能的,但是,一个有能力的沟通者知道如何去影响它。像任何其他类型的交流一样,这种方式也有其优点和缺点。