什么是办公自动化系统?

随着它的好处的实现，自动化正在成为许多组织的日常实践。中小企业和大型企业现在都在利用自动化的力量来提高生产力，同时降低成本。

无论是下载会计软件，还是购买一个应用程序来帮助处理数据报告或在招聘期间筛选申请人等流程，自动化正在慢慢接管工作场所。然而，这并不意味着这样的组织已经实现了自动化。只有当一个组织推出了办公自动化系统，你才能实现全面自动化。

这篇文章涵盖了所有你需要知道的关于办公自动化系统，包括含义，好处，实施过程，和一个有效的自动化系统的特点。

让我们开始吧。

办公自动化系统的含义是什么?

根据定义，办公自动化是一个自行设置和观察数据流动的过程，这样就不会有任何人为干预、错误和不准确。为了实现这一点，需要有一个办公工具来负责收集、组织、存储、分析和传播数据。这样的工具被设计为可靠的，在处理机密的组织数据时可以被信任。

技术正在彻底改变办公室和组织机构的工作方式。随着新的无缝技术先进工具的渗透，传统的系统和办公实践迅速成为员工的错误，这些工具提高了效率，节省了成本，提高了质量。例如，电子邮件交流已经取代了备忘录，共享驱动器已经把文件柜文件从窗口踢出去，员工时间表戳在生物识别技术的帮助下变得毫无用处。

什么是办公自动化系统?

既然我们知道了什么是办公自动化，现在让我们把注意力转移到办公自动化系统，真正的交易。它被定义为一种工具，它可以在没有人为机制或不准确性的情况下，自行将数据从一个系统移动到另一个系统。这些工具在收集数据、安全分析和轻松完成日常任务方面提供了巨大的帮助。此类工具的目标是自动化和优化所有业务流程和流程。

办公自动化系统有什么好处?

许多好处正在积累的企业已经实施全面的办公自动化系统。不管组织的规模有多大，这些组织都可以获得很多好处。但是，办公自动化系统能够减少人工工作量、节省时间并存储大量数据，这一特性适用于各种规模的组织，无论其行业如何。

这些工具可以简化日常的行政和管理实践，确保没有延迟和错误成为过去。另一个好处是，这些工具增强了流程可见性，使管理员能够在瓶颈出现之前及早发现和解决瓶颈。

现在让我们来看看这些单独的好处，以及它们为什么重要。

1.手机的兼容性

公司和企业通过采用远程工作来迅速适应新常态。他们中的许多人已经实施了移动办公系统，这使得他们的许多员工能够工作。

如果没有办公自动化系统的输入，这一切都不可能实现。从这种自动化中受益的不一定是工作中的员工。换句话说，现在可以在任何地方工作。你可能正坐在机场等待搭乘下一班航班，需要办理登机手续以了解情况。

更好的是，你不必为了回到办公室完成一项任务而中断你在夏威夷的冒险之旅。只要你的公司有一个完全自动化的办公系统，你所需要做的就是登录，做任何你想做的事情，然后继续旅行或享受夏威夷美丽的海滩。

2.节省时间和资源

换句话说，自动化意味着用更少的资源做更多的事情，同时节省时间。这意味着摆脱非常繁琐、复杂，有时甚至是单调的任务，这样员工就可以把精力和时间集中在其他地方。例如，无纸化文件系统，员工不需要浪费大量时间在文件柜里来回寻找一个文件。

相反，它只是简单地点击和wallah;你的文件就在你面前。他们花在高价值任务上的时间只需要几秒钟，比如生成报告或分析报告。根据本研究在美国，自动化可以为单个员工节省多达3个小时的时间。

3.报告和分析的可用性

只有一种方法可以判断你在办公自动化系统上的投资是否产生了良好的投资回报率;数据。员工动机等因素可能是一个指针，但这并不一定意味着事情会按照预测和计划发展。

另一方面，数据决定一切。它使得比较过程历史、实际与预期结果、交付速度和许多其他指标成为可能。

通过采用单一的多面软件，可以同步和协调所有需要收集、组织、分析和存储数据、生成和共享报告的操作。必威可信吗

4.最少的错误

你知道他们怎么说;人是会犯错误的。但是，一个正确实施的办公自动化系统将使你摆脱这种担忧。关于错误的一件事是，它们会导致生产延迟，因为它们必须在进入下一阶段之前进行纠正和交叉检查。在很多情况下，一项任务所花费的时间是你一切都做对时所需时间的两倍甚至三倍。

最坏的消息是，其中一些错误代价高昂。它可能很简单，比如在向供应商或员工付款时加上一个数字或两个数字。但如果这些问题得不到发现和纠正，后果往往是毁灭性的。

其中一些错误可能会导致法规遵从性问题，甚至在组织的安全协议之间架起桥梁。如果没有自动化，几乎不可避免地要逃避因员工所犯错误而造成的巨额罚款和处罚。

5.其他软件的兼容性

您可以轻松地将办公自动化软件与CRM、内部数据库和会计软件等其他系统集成。当您在组织中实现自动化时，选择一个不会让您花费大量时间将数据从一个系统推到另一个系统的系统是很重要的。

如果它与已经建立的系统不兼容，那么它可能不值得您花费时间和精力。

6.简化工作流的创建

一个好的和有效的工作流自动化系统是一个在设计时考虑到业务的系统。在确定一个之前，你需要确保当你想要创建工作流时，它能给你一个轻松的时间，例如，创建完成一个流程所需的一系列相关任务。

理想情况下，这个过程不应该超过5分钟，即使这是您第一次接触该软件。最重要的是，当它适合您已经建立的流程而不是使事情复杂化并迫使您彻底检查许多已经建立的系统时，您知道这是正确的选择。

办公自动化软件的功能是什么?

理想的办公自动化软件:

• 消除了文书工作
• 存储空间要求低
• 减少了错误
• 它使数据存储和检索变得容易
• 允许多人访问数据
• 即时检索信息
• 消除数据冗余

实施办公自动化系统

尽管办公自动化系统有许多已知的好处，但许多组织和企业都不愿意采用它，因为它对他们来说似乎是压倒性的。然而，在这样的实例中通常缺乏的是一种有序的方法，这种方法足够现实，以显示流程是可实现和可管理的。

决定自动化什么

看看需要自动化的特定过程。工作流是一个很好的开始，这样您就可以清楚地了解流程。

如果您想更快地达到这个目标，可以考虑使用流程映射，创建最明确的组织流程以及负责这些流程的人员的可视化表示。这个过程将帮助您发现工作流程中的瓶颈，并为您提供简化它们的方向提示。您可以使用拖放建模器来帮助您创建流程图。

办公自动化系统的重要特征

你不应该认为一个办公自动化系统就像下载几个必要的应用程序就完事了。从实际意义上讲，一个全面的办公自动化系统将包括以下主要特征:

办公自动化工具的七个要素

1.流程建模与工作流设计

您选择的系统需要提供在短时间内创建和修改工作流的灵活性。这只有在设计易于导航并具有拖放功能的情况下才能实现。

2.任务管理和期限

您正在考虑的系统必须能够让员工知道谁被要求在何时做什么。它应该使创建、分配和重新分配任务变得容易。

3.沟通

你的成功取决于你的沟通能力。这意味着理想的自动化系统需要允许与涉众之间的来回通信。它需要一个表单构建器，在收集所需的最重要细节的同时帮助分解通信。

4.集成

如果你感兴趣的选项与你已经建立的大多数系统和流程没有集成，那么转到下一个;这是浪费时间。

5.安全及访问控制

基于云的办公自动化系统具有帮助您设置访问权限的功能，并且具有先进的安全协议，这是最好的选择。

6.报告和分析

考虑使用带有内置报告和分析功能以及其他关键性能指标的办公自动化系统。

7.手机的兼容性

大流行时代告诉我们，流动性应该是每个组织和企业的一个不可或缺的因素。有效的自动化系统为远程工作和可访问性提供了基于云的安全解决方案。

底线

只有当你与一家供应商合作时，该供应商提供的系统丰富了我们上面向你展示的所有功能——只有数字化的办公室和完全自动化的办公室之间的区别——你才能获得自动化的全部好处。如果你不能证明这篇文章的好处和特点，那么你很可能充其量只是被数字化了。

现在是升级的时候了，这样你就可以节省金钱和时间，同时提高生产力。