办公自动化系统要领

许多组织迅速从数字化系统转向自动化系统，以提高生产力并降低成本。

放弃数字化系统的组织了解自动化带来的好处。然而，自动化并不是通过下载几个执行一两个任务的应用程序就能实现的，而是通过实施一个全面的办公自动化系统来实现的。

本文将带您了解什么是办公自动化，它的优点，以及实现过程，其中涉及到您在办公自动化系统中需要什么。所以让我们开门见山吧。

什么是办公自动化?

办公自动化只是数据自动流动，无需人工帮助或干预。它涉及使用自动化工具来收集、分析、存储、创建和共享数据，以完美地运行日常办公程序和流程。

介绍和技术改进在办公室设置的日常管理中看到了重大变化。一些很好的例子包括共享驱动器取代了文件柜，电子邮件取代了备忘录，生物识别技术取代了时间表戳。

什么是办公自动化系统?

办公自动化系统是一种工具，可以确保数据在整个过程中有效地从一个系统转移到另一个系统，而无需任何人工帮助。这些自动化工具帮助组织更安全地管理、收集和分析数据，并完成日常任务。它还自动化和优化工作程序和流程，以获得更好的结果。

我如何决定自动化什么?

办公自动化系统受到全球许多企业和组织的欢迎。任何组织都不能拒绝更高的利润率、更出色的工作效率和更高的准确性。

然而，仍然有一些组织，尽管知道自动化的好处，仍然停留在数字化系统。他们的借口总是自动化过程是压倒性的。

在合并办公自动化系统之前，您的组织必须坐下来选择需要自动化的流程。首先检查现有工作流，通过映射了解涉众、资源和过程。

映射涉及到组织工作过程的可视化表示。它基本上是一个组织做什么，如何做，以及谁负责。映射将帮助您识别组织工作流中的瓶颈。

办公自动化工具的五个要素

1.简易工作流设计器

几年前，开发工作流是核心系统编码员．工作流软件进化了，假设程序员是使用它的人，但事实并非如此。

现代办公自动化系统必须以商业用户作为这些软件的主要消费者，而不是编码员。

当你尝试使用办公自动化工具时，首先要让你的工作流程清楚地知道你想做什么。设置容易吗?你能有效地想出一系列任务来完成这个过程吗?

软件不应该决定你如何经营你的业务。必威可信吗相反，它应该帮助您和您的员工加强现有系统，以更好地生产。

2.手机的兼容性

无论你是雇佣了远程工作人员，还是想在等待航班时快速办理登机手续，你的办公自动化工具都很有效。它在你主办公室的PC上工作的方式和你外出旅行时在电话上工作的方式是一样的。

你不能因为需要等待某位员工度假或出差回来而推迟营销活动。

你必须在一个安全的云端运行你的业务，而不必担心你的信息或数据在哪里，或者谁可以访问它。使用办公自动化工具Kissflow确保你的员工仔细阅读营销计划，即使他们外出度假也能迅速做出反应。

3.与其他软件集成

除了运行你的办公自动化软件，你也有一个内部数据库，一个营销自动化工具，你的财务软件，和一个你应该很好地管理一个顺利的业务过程的CRM。当你依赖于这样的系统时，你就需要一个能够正常运行的高质量的办公自动化工具。

在使用其他工具时更容易进行集成。但是，如果您选择的其他软件与您的系统不匹配，那么您将不得不将数据从一个系统推到另一个系统。

在进行评估时，请注意办公自动化软件提供的预集成，或者它是否利用了与工具的连接，例如Zapier访问成千上万的云工具。

4.报告和分析

你如何知道你的办公自动化是否产生了效果?你需要明白，你不能仅仅根据员工使用它的快乐程度来评估办公自动化的性能，而是通过你的数据速度和质量结果来评估。

结合另一个软件评估您的工作流数据既没必要又浪费时间。为什么不设计一个完美的软件来报告和分析你的数据呢?当今最好、最有效的办公自动化产品都配备了各种功能，可以一次性解决多个问题。

5.访问控制选项

你限制访问你的办公场所的方式与你限制那些访问你的业务工作流和他们可以从事和不能从事的活动的人的方式是一样的。

一个优秀的工作流自动化系统重视隐私和安全，并有适当的措施来处理侵权。它还必须有访问控制作为其主要功能的一部分。在选择办公自动化软件时，不应忽视访问控制。

办公自动化系统的好处

1.提高准确性

让我们面对现实吧——人类在执行任务时会犯错误有效实施自动化系统不让。这并不是说你不能纠正人为的错误，而是它会导致在特定项目上浪费时间。

人为的错误也可能是代价高昂的，特别是当你在处理重要的项目时。例如，在支付供应商或员工工资时使用额外数字是人类常犯的严重错误。

其他一些人为错误会导致遵从性和安全性问题，导致您的业务暴露在不当操作中。

一个适当自动化的办公系统通过限制人工传输数据来降低出错率。为了提高组织的准确性，计算机化系统是正确的选择。

2.降低成本

对于复杂的业务任务，使用自动化系统可以节省雇佣人员来执行相同功能的费用。这些自动化系统的使用降低了运营成本，同时增加了利润和产品利润率。

3.减少时间和资源

正确使用办公自动化系统意味着您的组织可以用更少的资源和及时完成更多的任务。这些自动化系统消除了单调和耗时的工作，使员工将精力转移到不那么繁琐和高价值的任务上。

一个很好的例子是在一个普通的办公室里，员工不需要收集重要的文件，整合这些信息，并填写大量的纸质副本。相反，自动化系统为他们完成这些任务。这些系统平均每天为员工节省近3个小时，使他们的工作更轻松。

4.数据存储与管理

办公自动化系统使数据存储过程更简单，同时使组织能够适当地监控和控制数据电子文件管理系统．这些系统的标准功能包括提醒和管理系统，以及组织成员或利益相关者易于访问的信息。

5.更明智的决定

办公自动化系统为组织提供大量的数据、分析和报告。及时获取这些数据有助于做出更明智的决策。

此外，通过分析基本的性能指标和数据，您的组织可以实现对其操作系统的更改，以消除瓶颈和许多其他低效率。

通过这些操作更改，组织可以提高服务和生产的质量，确保高效的性能优化，并实现高遵从性水平。改进和更好的业务操作流程是吸引许多人使用自动化办公系统的原因。

6.最少的错误

人类是会犯错的——几乎不可能将人类与错误分离开来。然而，一个有效实施的办公自动化系统为您提供高质量的生产和高效率的结果。

纠正错误通常需要两倍的时间来完成一个回合的任务。它包括发现错误，纠正错误，然后在生产前再次进行交叉检查。

错误代价高昂。一个简单的错误就能让商业组织损失惨重。最常见的错误是在支付员工和供应商工资时加了两位数。如果没有及早发现和纠正，这就变成了悲剧。

错误还可能导致合规性问题，或者更糟的是，削弱组织的安全协议。如果没有适当的系统自动化，几乎不可能在没有因员工所犯错误而被处以巨额罚款和处罚的情况下运营您的业务。

7.更容易地创建工作流

高效和有效的工作流自动化系统是为商业目的而构建的。在获得它之前，确保当您试图创建您的工作流时，它使您的工作更易于管理。例如，制定实施过程所需的一系列实际任务。

理想情况下，即使这是您第一次使用该软件，这个过程也不应该花费您五分钟的时间。你怎么知道它是否适合你?好吧，如果它完全符合你已经建立的系统，那么它就是为你准备的。

底线

享受自动化的全部好处的唯一方法是使用包含我上面提到的所有功能的系统。请记住，一个健全的自动化系统不应该改变您操作系统的方式，而是应该适应系统。