管理的控制功能

控制是指确认正在进行的活动是否符合编制和接受的实际计划、发出的指示和确立的原则。控制功能还有助于有效和高效地应用企业资源，以完成计划的目标。控制测量实际性能与计划性能的偏差，确定这种偏差的原因，并帮助采取纠正措施。

作为一种管理过程，控制与确保业务的所有功能都按照制定的计划进行相关，并使所有其他管理过程具有意义和效果。控制作为一个函数是普遍的和连续的。该功能从计划最终确定和制定的那一刻开始，并以从底层到最高层的不同方式在整个业务实体中执行。基于计划的控制是一种本质上以目标为导向的功能，清楚地包括对你想要的东西的理解。

据布莱希说，“控制是一种系统的工作，被称为对照标准或计划检查实际表现的过程，以确保有足够的进展，并记录所获得的经验，作为对未来可能需要的贡献。”

根据唐纳的说法，“就像领航员不断阅读以确保他是否与计划中的行动相关一样，企业经理也应该不断阅读以确保他的企业处于正确的轨道上。”

控制的两个主要应用包括促进协调和进一步帮助规划。

控制的重要性

强化目标导向

通过计划，企业成为一个以目标为导向的实体。企业的这种目标导向的态度是通过控制过程来维持和加强的。正如已经阐述的那样，控制是确保与计划议程一致的规划过程的延伸。这样做的过程给出了一个清晰的画面，计划优于个人行动，必须遵循。这能让员工清楚地知道什么更重要，并让他们保持目标明确。

完成目标

面向目标提供了一个实体，不管它是不是一个企业，使其更容易实现目标的优势。当员工理解了目标，并保持目标导向，他们的努力就会朝着实现目标而努力。如果努力的方向完全不同，那么控制的过程就会把它清除掉。因此，该过程确保将努力引导到实现预定目标。

资源的最佳利用

从上面的观察可以明显看出，控制的过程是一个严格的审查过程，它会调查做了什么，并将其与如何做的进行比较。在这一过程中，各种资源的使用数量或性质也受到严格审查。是那个人注定要做那件事，还是那个机器应该被用来代替这个是这个过程可能会回答的问题。回答这些问题的好处是，使用这些资源的人将会更加谨慎地使用这些资源，这将导致资源的最佳利用。

促进动力系统

控制系统就是仔细检查应该做的事情和已经做的事情。这在成为一个好的激励者方面起着关键作用。通过这个过程，员工清楚地知道什么会被欣赏甚至奖励，什么会被劝阻甚至惩罚。因此，员工有动力获得奖励，避免惩罚，这有助于业务更好地发展和获得更好的结果。

维持纪律

与激励机制类似，良好的控制机制也可以在企业内部维持纪律。当有一个明确的理解什么是被避免的，什么是被欣赏的，员工将在做该做的事情时自律，而不会做那些被避免的事情，创建一个稳定和纪律严明的员工队伍。

因此，控制是日常管理中非常重要和不可或缺的一部分。它是有助于确保业务成功和稳定的过程，不能与其他功能分离。这是因为计划和所有其他功能的有效性都是通过控制过程来衡量和理解的。

管理控制功能涉及的步骤

像大多数其他过程一样，控制是由一系列按顺序执行的步骤组成的。在控制过程中有4个步骤，它们是:-

标准的建立

标准是我们可以比较特定输出的基准。它的目的是成为一个必须达到或超越的门槛。标准的创建和事先建立是控制过程中涉及的第一步。这些标准是根据为整个组织制定的计划建立的。因此，如果计划在5年内建造一座五星级酒店，那么第一年需要达到的标准可能是制定建筑计划和从多个来源积累资金，以启动建设。因此，这是一个需要实现或超越的子目标。标准可分为以下几类

• 可测量的或有形的

可测量的标准被称为可测量的标准。它们可以是时间、成本、产出、支出、利润、增值、增长、市场份额、用户基础等形式。

• 不可测量或无形

这些标准不能用金钱来衡量。例如，员工态度的偏差，经理的表现等等。这些被称为无形标准。

只有在这些标准的基础上实施控制，才能通过这些标准的形成促进控制。

产出的确定

控制的第二个主要步骤是测量性能。测量偏离计划度量的偏差对于可测量的性能标准来说更容易，因为它们可以用单位、成本、货币等进行量化。然而，无法衡量或无形的绩效标准很难衡量。

定性评估成为一个挑战，特别是当管理者的绩效需要衡量。在衡量经理的绩效时，通常会考虑以下因素:员工的态度、工作的士气、对物理环境态度的发展以及与上级的沟通。

偏差的识别

在确定实际输出后，将其与我们建立的标准进行比较和对比。这个步骤是整个控制过程的中心，因为在这个步骤中可以识别出与计划的偏差。偏差可以指实际输出中存在的与既定标准不同的所有因素。根据区别的性质，偏差分为正偏差和负偏差。

在上面的例子中，如果管理层能够准备好计划，准备好资金，并从当局获得应有的许可，并为开始施工组织了材料，这将是一个积极的偏差。因此，从图中可以理解，正偏差是指标准的条件被超过，并且输出继续实现与中央计划相关的更多因素，在这种情况下，获得许可和材料。另一方面，负偏差指的是甚至没有达到标准的情况。在我们的案例中，这将是管理层无法获得资金。

在发现偏差后，管理者应该考虑实际导致这种偏差的各种原因。原因可能包括不正确的计划、协调失误、执行不力、无效的沟通以及低效的监管等。

采取补救措施

当企业没有能力或不愿意采取有效的补救措施时，仅仅识别偏差对企业没有任何影响。补救措施应包括为解决已确定的偏差所采取的所有努力的总和。补救措施的主要对象是负面偏差。然而，积极的偏差确实属于这一步的范围。这种情况发生在管理层操之过急的时候。

例如，如果管理层也要为酒店采购家具，而它应该只是制定一个计划和组织资金，那么这样的行为即使是积极的，也不会符合最佳利益，因为家具在酒店建成并向公众开放时将会磨损。然而，这样的例子是罕见的，它是负偏差，这一步更关心。对消极偏差的补救行动将是改变资金调动小组的方法，咨询一个更好和更准时的建筑师等等。

审查/跟进

最后但同样重要的是回顾或跟进的步骤。它涉及确保所采取的补救行动取得成果和有效。这一步可能包括确保新聘请的架构师定期更新，新重组的融资活动正在认真工作等。