什么是商务信函?

员工、经理、客户和潜在客户更有可能收到商务信函。商务信函是一种正式的沟通文件，用于将信息从一个公司传递给另一个公司，或从一个公司传递给它的客户、员工和其他利益相关者。

商业信函必须针对特定的个人或团体，目标清晰扼要，具有说服力，并以特定的目标作为结尾。

在这篇文章中，我将带你了解商务信函的定义、重要性、商务信函的不同形式以及它们的意义。见鬼，我甚至会教你写商业信函的程序和技巧。废话不多说，让我们开始吧。

什么是商务信函?

商务信函是一家公司发送给他人或其客户、员工或其他利益相关者的正式的、专业的信件。尽管商务信函能显示出你的专业性和档次，但写商务信函可能会很耗时，尤其是如果这是你第一次写商务信函的话。也就是说，下面是一些商业信函的重要性。

商务信函的重要性

• 发送商业信息——信件是最划算和实用的数据交换方法．在信件的帮助下，高管们可以简单地向消费者、供应商、投资者、政府机构、监管机构和其他人传达信息。

• 发展和保持商业伙伴关系——商业信函是与各方建立和维持商业关系的必要条件。它们是公司与其客户、供应商、债权人和其他利益相关者之间的桥梁。

• 市场创造——通函是帮助商品和服务开发新市场的商业信函。这封信告知买方产品的效用，特性并鼓励他们购买。

• 节省成本和时间——商务信函可以节省时间和金钱，因为繁忙的管理人员可以避免联系他们的客户和其他感兴趣的人。

• 保持机密性——商业信函有助于信息的机密性。寄信人和收信人只知道信中包含的信息。

• 正式协议——商业信函是买方和卖方之间的正式协议。

• 交易结算:这些商业信函对建立商业交易至关重要。

• 销售激励销售-你可以使用这些商业信函为消费者提供销售激励。销售激励信用于向长期消费者提供退款、代金券或特殊交易。

• 发展关系——你也可以使用发展关系商务信函来赞扬或感谢商业伙伴或客户。例如，与报告一起交付的求职信可以告知商业伙伴报告的内容。

• 丢失客户信函格式——公司可能会给“丢失的客户”或很长时间没有购买任何东西的人写信。

不同类型商务信函的重要性

商务信函可以用来表达立场，教导协议，或者表达无法通过直接对话实现的目标。

此外，商务信函还塑造了一种反映组织理想和专业精神的公司性格。

根据科罗拉多州立大学写作工作室一封写得好的商务信函应该是客观的，容易被读者理解。

1.员工信件及通讯

内部沟通是公司管理层和员工之间的通信。这取决于条件、偏好和公司管理的风格在美国，员工信的语气可能比较正式，也可能比较随意。这些信件对于让每个人都在同一页上，并以速度实现他们的目标是至关重要的。

雇员与雇主之间的通信包括备忘录、解雇信、项目建议书、退休和辞职信以及推荐信。每一种都创建了书面记录，可以在需要时参考，并在法庭案件中用作证据，例如当员工起诉公司非法解雇时。

2.现有和潜在客户的信函

企业经常试图通过告知现有和未来客户新的产品、服务、特价商品和折扣来保持或激发他们的兴趣。实现这一目标的一种方法是通过销售信。

一封好的推销信应该简短、清晰、简洁，能够吸引读者购买或更多地了解公司的产品和服务。在某些情况下，它可以突出产品的图像。

在电子销售通讯(如电子邮件通讯)中添加视频和音频可能是有益的。信用证、询价回复和调整信是商业信函的例子，用于解决客户的问题、问题和投诉，是客户服务的基本要素。

3.致供应商和供应商的信函

供应商和供应商是公司和客户之间的重要纽带，公司必须定期与他们接触。然而，企业应该尽可能保持他们的沟通简短，以确保信息被清晰地接收，并防止时间浪费。

采购订单，通常被称为订单信，是企业和供应商之间最有效的信件之一。这些信函概述了公司计划购买的产品、付款条件、退货信息以及预计的到货或发货日期。这种形式的交互可以由公司或其供应商启动。

4.公司与公众之间的信件

公众偶尔会写信询问公司的历史，要求澄清媒体报道，或表达他们对公司道德、政策和流程的意见。公司将会发出一封感谢信来回应这些询问。

确认与收据类似，都是通知询问者公司已收到其询价。致谢是简短和正式的，它们指定了询问者应该在什么时候得到回复。

其他类型的商务信函

1.求职信

首先，求职信是一页纸的文件，求职者会把它附在简历上。它会带领雇主了解他们最重要的职业成就和个人成就。

无论你是学生还是有经验的专业人士，求职信都是展示你的才能、经验以及为什么你能胜任所申请的职位的重要文件。

2.商务邀请

商务邀请函是一种正式的方式来联系公司或询问他们关于你的公司正在举办的活动。

由于公司活动的正式性质，邀请函也很可能是正式的。然而，如果你计划的是一个随意的聚会，你的邀请和语气应该反映出这一点。

3.投诉的信

这封信是用来正式表达你的不满的。你可能会抱怨一次消极的体验，糟糕的客户服务，或者产品没有达到你的期望。写这封信的技巧是避免看起来唠叨，而且它不应该失去它的重要性。

4.辞职信

辞职信告诉你的雇主你要辞职了。无论你是在咖啡店工作还是在大公司工作，离职时提交辞职信都是一个标准程序。同时，要抑制写一封爆炸性辞职信的冲动——看在上帝的份上，你可能会再次遇到这些人。

5.字母顺序

订货单，也称为采购订单，用于订购货物或材料。它们作为法律文件，记录买卖双方的交易。这些信函通常是由一家公司写给另一家公司的，目的是下订单或更改订单。

6.推荐信

这些信的目的是推荐某人实习、就业、奖学金或其他类似的机会。

许多雇主在雇佣员工前都要求提供这类信函。它解释了为什么作为求职信主题的人是一个优秀的雇员，并讨论了他们的品质和能力。

如何写商务信函?(格式或结构)

第一步:发件人信息

如果你需要回复，你必须知道如何正确地写一封商业信件。在这部分，你必须写下你的地址、电话号码和电子邮件地址。

很多人还会把自己的全名放在简历上方。另一方面，其他人认为这是不必要的，因为毕竟你必须在信上签名。

如果你的公司有信笺抬头，你可以使用它，而不是把所有的东西都打出来。

2 .约会

使用美式日期格式——给美国公司写信时，把月份放在日期的前面。不要用数字缩写日期，而是用完整的形式写出来，例如，October 20, 2016。如果你写信去英国或澳大利亚，把日期写在月份之前。

第三步:收件人地址

包括收信人的姓名、头衔(女士/夫人/博士)和地址。此外，确保你尽可能描述，以确保它到达正确的地方。

如果你不熟悉这个人的名字，那就做些调查吧!要知道名字，打电话给公司或与工人交谈。

第四步:称呼语

问候语不仅仅是问候;这是一种尊重的表现。称呼的选择取决于你对收信人的了解程度以及信件的上下文。

如果你认识收信人，在称呼中使用收信人的名字是可以的，大多数时候都是直呼其名。(例如，亲爱的迈克。)

然而，也有一些例外。

例如，如果你不知道你在和谁说话，一定要使用个人头衔和姓氏。如果你不确定一个人的性别，你可以用他的全名。

此外，如果你不知道你要给谁写信，就用“to whom it may concern”。无论在什么情况下，称呼的结尾都用冒号而不是逗号。

5 .身体

这是信件中最关键的部分。正文应该由几段简短的段落组成——通常是三段，每段都有不同的功能。

如果你想给你的读者留下最好的印象，你的信息要尽可能清晰。

在第一段介绍你自己和写信的目的。如果收件人不知道你是谁，你也可以强调共享关系。

6 .结束

在这一部分，你会注意到，如果收件人有任何问题或疑问，他们可以联系你或你的工作人员。你也可以对他们阅读这封信表示感谢。确保结论不超过两句话。

第七步:赞美结尾

这是一个简短的结束语。你有很多选择，但要选择最能代表你们关系形式的那个。

“Yours Truly”、“Sincerely”或“Sincerely”都是合适的正式结束语。如果你的信息不太正式，你可以写“Best wishes”，“Thank you”，“Regards”或“All the Best”。最后，不管你选择什么，在它的末尾加一个逗号。

第八步:签名

在感谢信结尾的下方签名。为了给你的签名留出足够的空间，至少要跳过四行。然后，键入需要签名的名称。你也可以在你的全名后面写上你的工作头衔。

商务信函写作技巧

• 简洁明了——你在商务信函中使用的词汇决定了它的效力。除非你确定收件人能理解你在说什么，否则要避免华丽的语言和行话。

• 正确的语气——在写作中保持一种对话但专业的语气。你想给人留下自负或自吹自擂的印象吗?

• 校对，校对，再校对——你可能已经猜到了，商业信函不是马虎的地方。仔细读三遍，确保没有拼写和语法错误。

最终的想法

你知道吗，与屏幕交流相比，通过纸上的对话更令人难忘，更丰富。

虽然电子邮件可能是办理业务最快捷、最方便的方式，但打印出来的商业信函永远不会失去它的吸引力和用处。你拥有写一封最好的商务信函所需要的一切——去吧，伙计。